Bedrijfsvoering

Als organisatie willen wij samen met de inwoners werken aan een sterke Bestse gemeenschap én een sterke regio. Dat kunnen we alleen als we ons ontwikkelen naar een netwerkende organisatie en ruimte bieden voor initiatieven in de samenleving. Dit zijn in het kort onze visie en missie, die richting geven voor de toekomst. We willen werken aan de ontwikkeling van onze kernwaarden voor de samenleving en voor onszelf: respect, eigen kracht, samendoen, eenvoudig en realisme. Ze sluiten als geheel aan bij de richting die door de coalitie in het beleidsakkoord 2014-2018 is gegeven. De missie, visie, kernwaarden vormen daarom voor onze organisatie de basis of ‘de kapstok’ voor alle ontwikkelingsactiviteiten en werkzaamheden.

De afgelopen jaren zijn er tal van ontwikkelingen geweest die invloed hebben op de publieke dienstverlening. Zo is met de komst van de drie decentralisaties 􀍾􀏯duidelijk geworden dat er een ander beroep op gemeenten wordt gedaan. Om één gezin, één plan met één regisseur integraal van dienst te kunnen zijn, zijn we aan het werken aan een nog nauwere samenwerking tussen gemeente en partners zoals die van Bestwijzer. De komst van de Omgevingswet doet in de nabije toekomst een vergelijkbaar appèl op de wijze waarop de gemeente Best en haar partners de dienstverlening inrichten. Een integrale aanpak en een brede uitvraag aan de voorkant van processen zijn een paar praktische voorbeelden die invloed hebben op de publieke dienstverlening. Kortom, de wereld verandert en Best verandert mee. Dit is een proces waar de gemeente continu invulling aan geeft.
In 2016 is de dienstverleningsvisie 'Graag en op maat' vastgesteld die aangeeft op welke wijze de gemeente samen met partners, de inwoners en ondernemers wil bedienen bij de levering van het brede palet van diensten en producten. Van geboorteaangifte tot het aanvragen van een woningaanpassing, van zorgaanvragen tot het leveren van een paspoort en van welzijnsvraagstukken tot het verstrekken van een uitkering levensonderhoud of het verlenen van een vergunning voor de bouw van een bedrijf.
In een implementatieplan worden de gevolgen van de dienstverleningsvisie vertaald naar een passende bedrijfsvoering. Daarbij verwerken we de visie in de uitwerking van de Omgevingswet en de transformatie Sociaal Domein. Ook dit doen we in samenspraak met onze partners.

Informatisering & Automatisering

Het meest recente informatiebeleid gaat over de periode 2010-2015. Het is tijd voor nieuw informatiebeleid dat niet alleen de landelijke ontwikkelingen (digitale agenda 2020, inclusief collectivisering) meeneemt, maar dat ook aansluit aan de dienstverleningsvisie en  organisatievisie en -missie.
Om handen en voeten te geven aan dit beleid  is een informatieplan (projectenplan) 2017-2018 nodig.
Automatisering wordt steeds meer een noodzakelijke randvoorwaarde bij het efficiënt functioneren van de gemeente. Onder automatisering verstaan we de technische infrastructuur, kantoorautomatisering en ICT ondersteuning. De complexiteit, hoeveelheid, beveiliging en de snelheid van veranderingen nemen fors toe. Dit wordt in de toekomst alleen maar meer. Met het oog op het verminderen van de kwetsbaarheid en het verbeteren van de kwaliteit tegen aanvaardbare kosten zijn we bezig met het opstellen van automatiseringsbeleid. De mogelijke scenario's werken we zorgvuldig uit. Deze scenario’s kunnen variëren van ‘alles zelf doen’, ‘samenwerking’ tot ‘(gedeeltelijke) outsourcing’. Automatiseringsbeleid helpt om juiste scenario’s uit te kiezen en daarna uit te werken, waarbij tijd en middelen efficiënt worden gebruikt.
Tevens is de budgettering voor informatisering en automatisering (I&A) ook aan herziening toe. Het gaat om structurele kosten en incidentele kosten voor projecten.  Een benchmark van gemeenten geeft inzicht of de nieuwe wijze van budgettering reëel is. Deze budgettering is ook nodig om een onderbouwde meerjarenbegroting 2018-2022 voor I&A-kosten mee te nemen in de Kaderbrief 2018 .

Informatiebeveiliging en privacy

Mede door de toenemende digitalisering is het zorgvuldig en veilig omgaan met informatie en gegevens van inwoners en organisaties van groot belang. Een betrouwbare, beschikbare en correcte informatiehuishouding is essentieel voor de dienstverlening. Het niveau van onze informatiebeveiliging sluit aan op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Permanent worden stappen ondernomen om bewustzijn te bevorderen en bedreigingen van buitenaf richting de informatiesystemen voor te zijn en daardoor risico’s te reduceren. De gemeente werkt volgens projectmatige en planmatige wijze om alle voor de gemeente Best relevante maatregelen vóór 2018 te implementeren en beheren. In 2017 ligt het accent op de monitoring van de in 2015 en 2016 ingevoerde maatregelen. Daarnaast worden een aantal beveiligingsmaatregelen met laag risico genomen.

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd en waar nodig worden verbeterd.

Management accounting betreft het verzamelen, ordenen en analyseren van (financiële) informatie om hier vervolgens over te rapporteren. Op dit moment vindt management accounting plaats op het niveau van college en raad. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportages en de programmarekening. Management accounting op het niveau van het management is in ontwikkeling. Momenteel is er een pilot opgestart voor het testen van de aangekochte Corsa module contractbeheer.

Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.
De financial control wordt verder versterkt door de ingezette verbeteracties op met name de onderdelen grondexploitaties en de onderhoudsvoorzieningen voor kapitaalgoederen nader uit te werken.

Onderzoeken naar rechtmatigheid (Gemeentewet artikel 212)
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De interne onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om tijdens het proces interne beheersmaatregelen uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan uit onder andere systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles essentieel, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar is.

Jaarlijks wordt het volgende onderzocht:

• de meest risicovolle financiële processen (onder andere grondexploitaties, inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorg);
• de onderzoeken naar raadsbesluiten en collegebesluiten.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid (Gemeentewet artikel 213a)

Het college laat onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet art. 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken omvatten in 2017 de volgende processen:

• vergunningen
• handhaven
• subsidieverstrekkingen
• bestemmingsplannen

De gekozen bedrijfsprocessen sluiten uiteraard aan op de eerdere procesoptimalisaties. Door de onderzoeken te richten op de dienstverleningsprocessen waarbij meerdere programma's en afdelingen worden onderzocht, verwacht de gemeente een effectievere dienstverlening en een efficiëntere bedrijfsvoering te realiseren.

Sinds 2015 voeren we onderzoeken naar de basisregistraties uit. Hiermee geven we invulling aan de borging van de informatievoorziening en de beveiliging daarvan op basis van de landelijke richtlijnen in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).

De onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat bewust gezocht wordt naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds.

Juridische kwaliteitszorg

Door onder andere de decentralisaties (Jeugdzorg, Wmo) is het aantal bezwaarschriften toegenomen. Ook neemt het aantal bezwaren op het gebied van de Participatiewet flink toe. Om de beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk in te zetten, wordt het proces van bezwaar- en beroepschriften continu geoptimaliseerd. Digitalisering speelt hierbij een belangrijke rol. Daarnaast heeft eind 2016 de evaluatie plaats gevonden van de pilot 'ambtelijk horen'. Uit deze evaluatie zal onder andere blijken hoe bezwaarmakers het ambtelijk horen ervaren en of de doorlooptijd van een bezwaarschrift inderdaad aanzienlijk is verkort. In 2017 en verder wordt wederom geprobeerd door middel van het toepassen van mediationvaardigheden bezwaarschriften te voorkomen of op een andere dan juridische wijze tot voor alle partijen bevredigende oplossingen te komen. Om deze vaardigheden op peil te houden, vindt er om de twee jaar een verdiepingstraining/terugkomdag plaats. Aan de juridische kwaliteit wordt continu gewerkt door middel van opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.
De samenwerking met de gemeente Veldhoven zal ook de komende jaren steeds meer vorm krijgen in gezamenlijke projecten, bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe wetgeving (Omgevingswet) of gezamenlijke trainingen.